Deutschland: Elektronische Rechnung an öffentliche Auftraggeber
Seit dem 1. Juli 2011 sind in Deutschland
gemäß Steuervereinfachungsgesetz 2011, mit
dem die Richtlinie 2010/45/EU umgesetzt
wurde, elektronische Rechnungen und klassische
Papierrechnungen durch Änderung des § 14 des
Umsatzsteuergesetzes gleichgestellt.
Darüber hinaus tritt überwiegend im November
2018 die Verordnung über die elektronische
Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des
Bundes (E-Rechnungsverordnung) in Kraft, die die
Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU vom April 2014
in nationales Recht umsetzt und die Rechnungsstellung
an öffentliche Auftraggebern regelt.
Ab dem 17. April 2020 tritt für alle öffentlichen
Auftraggeber die Verpflichtung zur Annahme und
Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen in
Kraft. Ab dem 27. November 2020 sind die Rechnungen
an diese Auftraggeber zwingend elektronisch zu
erstellen.
Was sich zunächst nur wie eine bürokratische
Neuerung für die öffentliche Verwaltung anhört, ist
für Unternehmen auch von großer Bedeutung. Denn
demnach darf der Aussteller einer elektronischen
Rechnung künftig erwarten, dass die Rechnung von
der öffentlichen Verwaltung nur dann akzeptiert
wird, wenn sie sämtliche relevante Daten zumindest
auch in strukturierter Form vorhält.
Wesentliches Element des E-Rechnungsgesetzes
sowie der E-Rechnungsverordnung ist die Definition
des Begriffs der elektronischen Rechnung. Eine
elektronische Rechnung im Sinne der europarechtlichen
Vorgaben stellt demnach eine Rechnung dar, die in
einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt
und empfangen wird sowie in einem Format vorliegt,
das die automatische und elektronische Verarbeitung
ermöglicht. Das Datenmodell für elektronische
Rechnungen für die öffentlichen Auftraggeber in
Deutschland (XRechnung) bildet die Europäische
Norm ab und ergänzt bzw. präzisiert diese um
weitere, für die Verwaltung relevante Regelungen.
Die Europäische Norm beziehungsweise CEN Norm
umfasst ein semantisches Datenmodell für die
Kernelemente einer elektronischen Rechnung, sowie
eine Liste von zulässigen Syntaxen/Programmen.
Beides ist bei der Umsetzung der Norm für die
öffentlichen Auftraggeber verpflichtend. Das heißt,
eine elektronische Rechnung im Sinne der Norm
muss das entwickelte Datenmodell abbilden und in
einer der zulässigen Syntaxen übermittelt werden.
Die genannten Kernelemente nach dem semantischen
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Datenmodell sind die wesentlichen Bestandteile, die
in einer elektronischen Rechnung enthalten sind und
die für die grenzüberschreitende Interoperabilität
erforderlich sind. Dies sind beispielsweise der
Rechnungszeitraum, Informationen über den Verkäufer,
Erwerber, Zahlungsempfänger und über den
Steuervertreter des Verkäufers, die Auftragsreferenz,
Lieferantendetails etc.
Die obersten Bundesbehörden müssen ab dem
27.11.2018 in der Lage sein, elektronische
Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Alle anderen öffentlichen Auftraggeber des Bundes
folgen dann ein Jahr später am 27.11.2019. Alle
Rechnungssteller werden gegenüber öffentlichen
Auftraggebern des Bundes ab dem 27.11.2020 zur
elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung
entfällt jedoch, wenn es sich bei dem Auftrag um einen
sogenannten Direktauftrag handelt (bis zu einem
Auftragswert von 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer).
Somit gilt für öffentliche Aufträge mit Beteiligung
des Bundes, dass ab einem Auftragswert von
1.000 Euro eine elektronische Rechnung verpflichtend
gesendet als auch empfangen und
verarbeitet werden muss. Bei öffentlichen Aufträgen
mit Beteiligung von Ländern und Kommunen
ist die Frist zur Umsetzung der E-Richtlinie laut
Amtsblatt der EU mittlerweile auf den 18.04.2020
datiert. Es ist davon auszugehen, dass die Länder
in absehbarer Zeit eigene E-Rechnungsgesetze und
E-Rechnungsverordnungen beschließen.
(Aleksandra Pieczynska)
Quelle:
Verband elektronische Rechnung; E-Rechnungsgesetz, Alles wissenswerte
zur E-Rechnung in Deutschland; www.verband-e-rechnung.org
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